Özel ders veren eğitmenler işlerini nasıl yönetmeli?

İki ders arasındasın ve telefonuna bakıyorsun. Bir öğrenci cuma günkü dersin saatini değiştirmek istiyor. Bir diğeri kaç dersi kaldığını soruyor. Üçüncüsünün ödemesi geçen haftadan beri gelmedi. Üçü de küçük iş, ama üçü de aklında tuttuğun bilgilere bağlı.

Kısa cevap: işini üçe böl ve her parçanın tek bir yeri olsun. Ders öncesinde program, ders sonrasında katılım ve paket hakkı, hafta sonunda ödemeler ve kazanç. Fitness antrenörü, tenis eğitmeni ya da pilates hocası bu düzeni olduğu gibi kullanabilir; değişen yalnızca dersin süresi ve yeri. Her adımda Corfit’te nerede karşına çıktığını da gösterdim.

Ders öncesi: programı tek yerde tut

Öğrenci saat değiştirmek istediğinde cevap vermeden önce iki şeye bakarsın: o saat boş mu, öğrencinin diğer dersleri nerede? Bunun için haftanın tamamını görebildiğin tek bir program yeter. Her yeni ders ve her değişiklik oraya girsin; mesaj geçmişini karıştırmana gerek kalmasın.

Corfit’te program takvimi gün ve hafta görünümü sunar. Öğrencinin saatini değiştirmek için profilindeki ‘İleri tarihler’ listesinde dersin yanındaki kalem simgesine dokunursun. Öğrencinin hesabı bağlıysa ders değişikliği ona bildirim olarak gider; dersten 60 dakika önce de bir hatırlatma alır. Bildirimler öğrencinin uygulamasındaki Bildirimler ekranına düşer. Telefona anlık bildirim ise öğrencinin bildirim izni ve tercihleri açıkken gönderilebilir.

Programını zaten Google Takvim’de tutuyorsan Corfit’i oraya bağlayabilirsin. Bağlantı tek yönlüdür: Corfit derslerini Google Takvim’e yazar, takvimindeki diğer etkinliklere dokunmaz ve yalnızca kendi yazdığı etkinlikleri günceller ya da siler. Tamamlanan dersin başlığına ‘(Tamamlandı)’ eklenir.

Hızlıca “Salı 16.00 boş mu?” diye sormak istersen Corbi AI asistanı takvimini okuyup cevap verir. Bir şey ayırmaz, yalnızca bakar; Corbi krediyle çalışır.

Ders sonrası: katılımı işaretle, paket hakkını netleştir

Dersten çıkınca dersi tamamlandı olarak işaretle; öğrenci gelmediyse ‘Gelmedi’, ders iptal olduysa ‘İptal’ de. Üç durumun paket hakkına etkisi farklıdır, bu yüzden doğru işaretlemek hesabı kendiliğinden doğru tutar:

• Tamamlanan ders paket hakkından düşer.
• Gelmedi dersinde hak yine kullanılmış sayılır.
• İptal: sen iptal edersen hak geri döner. Öğrenci kendisi iptal ederse hak iade edilmez; ders listesinde ‘Öğrenci iptal etti · Hak iade edilmedi’ yazar.

Örnek: Ece’nin 4 derslik pilates paketi var. İki dersi tamamlandı, iki dersi takvimde: 2 Kasım Pazartesi ve 5 Kasım Perşembe, ikisi de 13.00–14.00. Öğrenci profilindeki ‘Ders hakları’ kartı bunu tek bakışta gösterir: Tamamlanan 2, Planlanan 2, durum ‘Tümü planlandı’.

Tamamlanan, hakkın gerçekten kullanıldığı derslerdir. Planlanan, ileri tarihe yazılmış ve hakkı şimdiden ayırmış derslerdir. İkisi paketin tamamını doldurunca serbest hak kalmaz ve ekran ‘Tümü planlandı’ der. Serbest hak, yeni bir ders yazabileceğin haktır: paketin toplamından tamamlanan, planlanan, gelmedi sayılan ve öğrencinin kendi iptal ettiği dersler düşülür.

“Kaç dersi kaldı?” sorusunun cevabı böylece iki parça olur: iki ders yapıldı, iki ders takvimde, yeni ders yazabileceğin hak yok.

Öğrencin aynı bilgiyi kendi uygulamasında görür: paketinin adı, toplam ve kalan ders sayısı, tamamlanan ile planlanan dersleri ve son ödeme tarihi. “Kaç dersim kaldı?” sorusunun cevabı onun telefonunda hazır durur.

Paket azaldığında ikiniz de haberdar olursunuz. Öğrencinin kalan ders hakkı 2’ye ya da 1’e düştüğünde ve paket bittiğinde öğrenciye uygulama içi bildirim oluşur; sen de ‘Paketi azalan öğrenci: Ece Demir (2 ders hakkı kaldı)’ gibi bir bildirim görürsün. Bu bildirimler yapılan derslere göre sayar: takvime yazdığın planlı dersler ‘kalan’ sayısını düşürmez. Telefona anlık bildirim, bildirim izni ve tercihler açıksa gönderilebilir.

Hafta sonu: geciken ödemeler ve kazanç

Cumartesi sabahı on dakikanı iki soruya ver: Kim ödemedi? Bu ay ne kazandım?

Ana ekrandaki ‘Geciken Ödemeler’ listesi ödemesi geçmiş öğrencileri gösterir ve her satırda ‘Ödeme Al’ düğmesi bulunur. Corfit tahsilat yapmaz; aldığın ödemeyi sen kaydedersin. Öğrencinin hesabı bağlıysa ödeme tarihi yaklaşırken ve geçtikten sonra ona bildirim de gider. Geciken öğrenciyi sen de ‘Ödemesi geciken öğrenci: …’ bildirimiyle görürsün.

Kazancına bakmak için ‘Kazançlarım’ ekranı yeterli: ayın kazancı ve kaç ödemeden geldiği, son 6 ayın toplamı, aylık grafik ve ayın ödemeleri bir arada. Grafikte geçen ayla farkı da görürsün.

Ana ekrandaki ‘Az Dersi Kalan Öğrenciler’ listesi de hafta sonu için iyi bir liste: serbest hakkı 1 ile 3 arasında kalan öğrencileri gösterir. Yenileme konuşmalarını bu listeden hazırlarsın.

Ertesi sabah için on dakikalık liste

1. Haftalık görünümde bugünün ve yarının derslerine bak; saati değişen varsa dersi güncelle.
2. Dünden kalan dersleri ‘Tamamla’ ya da ‘Gelmedi’ olarak işaretle.
3. ‘Az Dersi Kalan Öğrenciler’ listesine bak; paketi bitecek öğrenciyle yenilemeyi konuş.
4. ‘Geciken Ödemeler’ listesindeki öğrenciyi ara; ödemeyi aldıysan ‘Ödeme Al’ ile kaydet.
5. Haftanın son gününde ‘Kazançlarım’a bak.

Öğrenci listen hâlâ Excel’deyse Corbi AI asistanı dosyadan öğrenci kaydını hazırlayabilir; kayıtlar ancak sen onayladığında oluşur. Nasıl çalıştığını yapay zekâ yazımızda anlattık. Kulüp ya da stüdyoda birden fazla eğitmenle çalışıyorsan stüdyo yönetimi rehberi sana daha uygun olur.