Bir stüdyoda dersler, eğitmenler ve rezervasyonlar nasıl birlikte yönetilir?

“Salı saat 18.00’de eğitmen müsait, peki kort ya da salon da müsait mi?” Telefonda sorulan sıradan bir soru gibi durur, ama cevabı üç yerde aranır: eğitmenin programında, alanın programında ve rezervasyon listesinde.

Kısa cevap: her ders üç şeyle yazılır; hangi eğitmen, hangi alan, hangi saat. Üçünü aynı takvimde tutarsan çakışmayı dersi yazarken görürsün; ayrı dosyalarda tutarsan ders günü öğrenirsin. Aşağıda bu işi üç yönetim kararına böldüm. Her kararın yanında Corfit’te nerede göründüğünü de gösterdim.

Örnek olarak Salı 18.00–19.00’u alalım ve aynı saatte iki ders isteyelim: bir özel ders ve bir grup dersi. Tenis akademisinde bu iki ayrı kort demek. Pilates stüdyosunda reformer alanı ile mat alanı. Fitness ya da boks salonunda ise özel antrenmanla grup dersinin aynı zemini paylaşıp paylaşmayacağı sorusu.

Karar 1: Dersi hangi eğitmene ve hangi alana vereceğim?

Önce alanları tanımla: tenis akademisinde kortlar, pilates stüdyosunda reformer ve mat alanları, boks salonunda ring ile antrenman zemini. Corfit’te bunları ‘Alan Tanımları’ sayfasından kendi adlarıyla eklersin. Takvimde tenis kulüplerinde ‘Kort’, saha sporlarında ‘Saha’, diğerlerinde ‘Alan’ yazar.

Dersi oluştururken forma eğitmeni ve alanı seçersin. Alan seçtiysen Corfit aynı alanda o saatlerde başka bir ders, onaylı bir rezervasyon ya da haftalık grup programı olup olmadığına bakar; varsa dersi kaydetmez ve ‘Seçilen saat aralığı dolu.’ der. Öğrenci tarafında da bir güvence var: bir öğrenciye aynı saatte iki ders yazılamaz.

Eğitmenin o saatte başka bir dersi var mı diye takvimdeki ‘Eğitmen’ sekmesine bak: seçili günü eğitmen eğitmen gösterir. Bu sekme yönetici hesabında, aktif eğitmen varsa görünür.

Karar 2: Rezervasyon değişince programı nereden takip edeceğim?

Kulüp ve stüdyolarda alanı yalnızca dersler doldurmaz; üyeler de online rezervasyon sayfasından alan ayırır. Rezervasyonlar sayfasında hepsini görürsün; sayfanın üstündeki ‘Online Rezervasyon Sayfası’ düğmesi üyelerin kullandığı sayfaya götürür.

Bir rezervasyon geldiğinde ya da iptal edildiğinde kulübün yöneticileri ‘Yeni rezervasyon’ ya da ‘Rezervasyon iptal edildi’ bildirimi alır; bildirime dokununca Rezervasyonlar sayfası açılır. Rezervasyonu bir yönetici değiştirir ya da iptal ederse üyeye de bildirim gider.

Programı izlemek için takvimde alan sekmesini kullan: seçili günü alan alan gösterir. Dersler, rezervasyonlar ve grup dersleri aynı görünümdedir; bir rezervasyonun hangi alanı hangi saatte doldurduğu tek bakışta anlaşılır.

Corbi AI asistanı da aynı soruya cevap verebilir. “Salı 18.00’de Kort 1 boş mu?” diye yazarsan takvimi okur; çakışan bir ders varsa saatini, eğitmenini ve alanını söyler, öğrenci adı vermez. Yalnızca bakar: hiçbir şeyi ayırmaz, rezervasyonu değiştirmez. Ders yazılırken alan zaten yeniden kontrol edilir. Corbi krediyle çalışır.

Karar 3: Hafta sonu hakedişleri nasıl kontrol edeceğim?

Eğitmen hakedişi tamamlanan derslerden çıkar. Bu yüzden hafta sonu kontrolü iki adımdır: derslerin doğru işaretlendiğinden emin ol, sonra anlaşmayı kontrol et.

Birinci adımda ‘Eğitmen Performansı’ kartına bak: her eğitmenin seçili ay için ‘tamamlanan/toplam ders’ sayısı ve ilerleme çubuğu orada görünür; toplam, tamamlanan dersler ile ileri tarihli dersleri kapsar. Geçmişte kalmış ama hâlâ planlı duran bir ders varsa önce onu tamamla ya da iptal et; bireysel dersler tamamlandığında hakedişe girer.

İkinci adımda eğitmenin ‘Hakediş anlaşması’nı kontrol et. Bireysel ders ve grup dersi için ayrı ayrı tanımlanır: ders başına sabit tutar (₺) ya da ders gelirinden yüzde (%). Yüzde seçersen pay, öğrencinin paket fiyatının ders sayısına bölünmesiyle bulunan ders gelirinden hesaplanır. ‘İptal olan dersler hakedişe dahil edilsin’ anahtarıyla iptallerin sayılıp sayılmayacağını sen belirlersin; ekran seçimine göre ayın tahmini hakedişini gösterir.

Sonra Hakedişler sayfasına geç: kayıtları ‘Ödenmedi’ ve ‘Ödendi’ filtresiyle ayırırsın ve yaptığın ödemeyi kaydedersin. Corfit eğitmene para ödemez; ödemeyi yaptıktan sonra kaydedersin. Dönem sonunda gelir, gider ve hakedişi tek raporda toplamak için kulüp finansı yazımıza bak.

Üç kararı sırayla düşün: atama dersi yazarken, rezervasyon takibi gün içinde, hakediş hafta sonunda yapılır. Sırayı bozmadığında “Salı 18.00 müsait mi?” sorusunun cevabı bir takvime bakmak olur. Tenis kulübündeki günlük akış için tenis kulübünde ders takibi yazımıza da göz atabilirsin.